スマホで写真撮って経費精算とか電子帳簿とかって本当に便利なのか？
クラウド会計ソフトでは、スマホで写真撮って楽に経費精算できる！とか、スマホで撮影した領収書が電子帳簿として認められて楽になります！とかいう報道がありますが、これまでと比べると画期的ではあるものの、決して楽にはなりません。
スマホで写真撮るのって楽ですか？
スマホで領収書を撮影するのに必要なこと
スマホで領収書を撮影し、経費精算するために必要なことは、次の通りです。
- 撮影場所の確保
社内規程でスマホで社内を撮影することが禁止されている会社ことがあります。その場合、会社以外の場所で撮影できるところを探さないといけません。また、撮影に相応しい光の加減を考慮する必要があります。 - スマホのロックの解除
スマホはPCを持ち運んでいるようなものです。しかも、会社の領収書を撮影するわけですから、それなりのセキュリティ対策が必要です。ロックは必須ですよ。なので、写真撮影のためにはロックの解除が必要です。 - 写真アプリの起動
スマホのロックを解除したら、写真アプリを起ち上げます。 - 領収書が折り曲がらないようにする
領収書がぐしゃぐしゃだと、写真が撮りづらいので、きれいに折りたたんで財布にしまう必要があります。写真撮影の時は、その折り目をしっかりと伸ばして、カメラに対して水平になるようにしないと上手く撮れません。 - スマホ本体が影にならないように気を付ける
領収書やレシートは小さいので、近距離で多くなります。すると、スマホ本体が影になってしまいがち。カメラと領収書を水平に保ちつつ、スマホ本体が影にならないよう工夫する必要があります。 - スキャンして取り込まれたデータが正しいかどうか確認
スキャンしたデータが正しく取り込まれているとは限りませんので、チェックは欠かせません。 - 入力が不足している箇所、誤字脱字や金額に間違いがあったら訂正
入力が不足している箇所、誤字脱字や金額の間違いがあったら、訂正しなければなりません。
これに対して、エクセルで経費精算するために必要なことは、次の通りです。
- 領収書を見ながら、相手先、金額、内容などを入力
- 入力ミスがないかチェック
明らかにスマホで領収書を撮影するほうが面倒くさいと言えます。
領収書を撮影するのは楽しくない
スマホでの写真撮影、それはそれは楽しいものです。スマホでの写真撮影は、次のような時に撮りたくなります。
- きれいな景色を見たとき
- 美味しそうな料理を見たとき
- 久しぶりに会う仲間との集合写真
- 子どものかわいい姿を見たとき
- 子どもが面白いことをやっているとき、などなど…
それに対して、領収書の写真撮影。どうでしょう？面白いでしょうか？領収書を貯めすぎて、目の前に100枚の領収書があって、これからスマホで撮影しなくてはならないとき…。それはそれは、地獄のようです。
楽しいはずのスマホでの写真撮影が、苦行になってしまうひと時です。
現状のスキャンの精度
会計Freeeを使ってやってみた
会計Freeeでは、スマホで撮った領収書をスキャンニングして自動で金額を判別するというのを売りにしています。そこで、私も実験してみました。
これは、取引日、金額とも上手く取り込むことが出来ました！ただ、その二つの項目しか取り込めていないので、写真を撮って会計Freeeにアップロードするまでの労力を考えると、凹みます。。
こちらは、金額がひどいことに。。神楽坂の美味しい焼き肉屋さんで293円で済むはずがありません…。
MFクラウド会計では？
MFクラウド会計ではスマホ撮影をスキャンニングで取り込む機能はありません。営業担当者になぜないのか聞いてみたところ、現状の技術水準では高い精度で会計データとして読み取るのは難しいので、MFクラウドでは取り入れていないとのことでした（ただ、調べてみたところ、MFクラウド経費では導入されているようです）。
まだまだ手入力のほうが効率的ということで、オペレーターが手入力してくれる「書類データ化」機能というオプションサービスを行っています。
イケイケドンドンで可能なことは不完全でもとにかく世の中に出す会計Freeeと、ユーザーにとって使い勝手がよいものでないとリリースしないMFクラウド会計。この二社の選択は、将来的にどちらに吉と出るのでしょうか。
スキャンニングが広がるためのこれからの課題
現在のスキャンニングの技術では、まだまだ手入力に勝てません。ただ、これからスキャンニングの技術は進歩し、データを読み取る能力が向上していくことでしょう。
ただ、スキャンニングが広がるためには、まだまだ課題が沢山あります。
- 領収書の様式が多種多様すぎる
- 領収書の大きさがバラバラ
- 手書きの領収書を使っている会社もまだまだ多い
効率的にスキャンニングをするためには、受け取る領収書の様式が統一されていて、大きさはすべてA４で、印字されているものということが必要でしょう。
領収書の束を複合機にまとめてセットして、コピーをするように高速でスキャンニングするということが実現したら、領収書の入力は大幅に軽減されることになるでしょう。
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【編集後記】
長女に歴史に興味を持ってもらえばと思い、昨年1年間を通して録画した大河ドラマ『真田丸』。2016年末までにすべて見終わりたかったのですが、年を越してまだ見ています。残すはあと5話。冬休み中には見終わりたいのですが、長女の学校の宿題もあり、見れるかどうか。1人でさっさと見てしまいたいのですが、娘と一緒に見ると決めたので我慢しています。。
【昨日の一日一新】
ゆずの香りのバスクリーン
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