SuicaやPASMOのチャージ料金は経費にならない~交通費の明細の記録はクラウド会計が便利~

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電車やバスの交通費は、通常、領収書がでません。SuicaやPASMOを利用していれば、なおさらです。そこで、SuicaやPASMOのチャージ料金の領収書を経費にしているということが行われているようです。しかし、このチャージ料金、電子マネーに替えているだけであり、その時点で使っているわけではないですから、個人事業主や会社の経費にはなりません。

~2018年11月7日追記~

最近立ち会った税務調査では、調査官がSuicaやPASMOへのチャージ代金の領収書を必死に探していました。最近は電子マネーを利用した使途不明金や経費の二重計上などが増えており、調査でも論点になることが少なくないようです。

【税務調査】SuicaやPASMOのチャージ代の領収書は経費として認められるのか?

SuicaやPASMOでのチャージ料金は経費にならない

SuicaやPASMOで使えるのは交通費だけではない

今やSuicaやPASMOが使えるのは、電車やバスだけではありません。駅やコンビニでジュースやお菓子を買える程度ならまだしも、ビックカメラで家電やゲームソフトが買えますし、飲食店で飲み食いも可能です。

SuicaやPASMOのチャージを全部交通費にしてしまうと、プライベートな支出が経費扱いになってしまいます。

経費の二重計上に注意!

タクシー代、飲食代などをSuicaで支払ったとき、会社の経費にしたいと思えば、領収書をとっておくことになるでしょう。そして、その領収書を旅費交通費とか交際費として入力し、Suicaのチャージ料金は別途交通費で処理なんていうことをしてしまうと、そのタクシー代や飲食代は二重で経費として落とすことになってしまいます。

レジで印字された領収書であれば、Suica払いであることは気付くことができますが、手書きでの領収書を出されてしまったら、会計事務所の職員さんも意図せず二重計上してしまうことでしょう。

交通費の明細を記録しよう

交通費を経費にするタイミングは、チャージした時ではなく、実際にSuicaやPASMOで電車やバスに乗った時です。

従業員の交通費を精算してあげるとき、チャージ代金の領収書をみてお金を渡すでしょうか。下記のような報告があって、初めてお金を渡しますよね。

  • 日時
  • 電車やバスの移動区間
  • その区間の料金
  • 目的地や訪問の目的

会社で従業員として働いているのであれば、電車代を精算するために経費精算書を書いて、上司に承認してもらいます。それと同じです。個人事業主や社長であれば、さすがに承認は必要ありませんが、交通費の内容については、しっかりと記録しておく必要があるのです。

交通費の明細を楽に記録する方法

とはいっても、記録をするのは面倒くさいです。私も、面倒なので、交通費の明細は書きたくはありません。しかし、そんな面倒な交通費の精算でも、クラウドを利用することで楽に記録することが可能になります。

会計freeeなどのクラウド会計を利用する

会計freeeやMFクラウドといったクラウド型の会計ソフトでは、モバイルSuicaの電子マネーの利用履歴を取り込むことができます。

下図は、会計freeeでのモバイルSuicaとの同期設定の画面です。

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従業員数が増えたら経費Bankという手も!

従業員数が増えたら、従業員の報告する交通費の承認をする必要が生じます。そのようなときに便利なのがSBIビジネスソリューションズが提供している経費Bankです。

Suicaの情報をカードリーダライタで取り込み、その取り込んだ情報のうち業務に関連するものだけを選択して、従業員に申請をしてもらいます。その情報から仕訳データを作成することも可能です。営業を多く抱えている会社では、従業員の交通費精算の手間暇を軽減するために導入を検討してみるとよいでしょう。

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【編集後記】

昨日は、12月決算の確定申告書を完成させ、午後は青色申告会に相談員としていきました。税理士というだけで温かくもてなしていただき、申し訳ない気分です。そして、夜は12月決算の確定申告書のレビュー。独立後もやはり、個人の確定申告よりも法人の12月確定申告ばかりやっています。

【昨日の一日一新】

神田青色申告会

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------※この記事は、投稿日現在の状況、法令に基づいて書いています。---------

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