弥生ユーザー向けの経費精算アプリ、Staple(ステイプル)~スマホで楽々経費精算~

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Clker-Free-Vector-Images / Pixabay

経理で手間がかかる仕事の一つは、従業員が立替払いした経費の精算です。弥生会計のユーザーであれば、そんな煩わしい経費精算をスマホアプリで申請、承認ができ、さらに、会計データへ自動取込みで経理の負担も減らすことができます。しかも、「経費精算サービスStaple for 弥生」であれば、利用料は無料です。

経費精算アプリを利用するメリット・デメリット

従業員に手書きで経費精算書を書いてもらったり、Excelで経費精算書を作ってもらったりして経費精算をするのは、従業員にとって負担は大きいものです。そして、それをチェックする上司や経理部にとっても、チェックに時間がかかり、煩わしいものです。そこで、利用したいのが、経費精算アプリです。

経費精算アプリのメリット

経費精算アプリ導入のメリットは、以下の通りです。

  • スマホアプリの場合、社員がいつでもどこでも経費精算の入力ができる
  • スマホで撮影した領収書の添付により、上司もスマホで経費のチェックが可能
  • 乗換アプリ連携機能があれば、交通費は自動計算
  • 交通系ICカードの読み取り機能があれば、交通費は自動計算
  • 定期区間の自動控除が可能なアプリも!
  • 会計システムとの連動機能があれば、経理担当者の入力の手間が大幅に軽減
  • FB(ファームバンキング)データ作成機能があれば、振込データの作成も可能

これらにより、社員の経費精算書作成の時間や上司の経費精算書のチェック時間、経理担当者のデータ入力時間を大幅に短縮することができ、労働時間を短縮することができます

経費精算サービスStaple for 弥生

弥生会計のユーザーの場合、あんしん保守サポート会員であれば、経費精算アプリ「経費精算サービスStaple for 弥生」を追加料金なしで利用することができます。

導入の手順

まず、下記リンクのStaple for 弥生のホームページへ行き、「弥生IDでログイン」をクリックします。

https://expense.staple.jp/

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すると、下図の通りの画面となりますので、「経費精算サービスStaple for 弥生」と弥生シリーズとの連携の許可が求められますので、「同意の上連携する」をクリックします。

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すると、下記の画面となります。これで、導入は完了です。

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画面下に「アプリの入手」とあります。つまり、スマホにアプリを入れることによって、スマホでも経費精算できるようになります。

Screenshot_20170914-112715

まだまだ機能が物足らない面がありますので、ダウンロード数や評価はいまいちですが、今後、機能が充実するとダウンロード数も評価も向上してくるでしょう。

経費の申請

「経費の申請」をクリックして、申請を行います。必要事項を入力し、「経費の追加」をクリックします。

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すると、「経費の申請」の箇所に、経費が列記され、「経費の申請」という青いボタンが表示されるようになります。「経費の申請」をクリックすると、承認者へ経費データが転送されます。

経費の承認

経費が申請されると、承認者はその申請された経費を「申請済み経費一覧」から見ることができ、承認や却下をすることができます。

下図のように、スマホでも承認や却下は可能です。

Screenshot_20170914-114708

なお、却下した場合は差戻しになり、再び編集することが可能ですので、記載内容に不備があれば却下しましょう。

弥生会計との連携

承認済み経費の弥生会計へのデータ送信は、「弥生へのデータ送信」をクリックして行います。

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まずは、勘定科目のマッピングを確認します。これにより、経費精算の項目と弥生会計で取り込むときの勘定科目を関連付けします。

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従業員が経費を立替払いしている場合には、取引手段(弥生)の欄は、「未払金」を選択しておきましょう。

内容を確認し、問題ないようであれば、「弥生へ送信」をクリックしましょう。

次に、弥生会計を立ち上げます。

「ファイル」の中の「スマート取引取込」を選択すると、下記の画面になります。

2017-09-14 (6)_LI

内容に問題ないようであれば、「取引の登録」が「する」になっていることを確認し、「表示されているすべての取引を確定する」をクリックしましょう。

その後、下記の画面になりましたら、問題なく取り込まれたということになります。

2017-09-14 (7)

弥生会計のデータは、下図の通りになっています。

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ここからわかることは、弥生会計の摘要欄に反映されるのは、「経費申請をした人」と「支払先」であって、経費申請時のメモや支払い手段は、特に会計データには反映されないのです。

つまり、会計データに反映したい事項は、メモにではなく、「支払先」の欄に書く必要があるのです。

従業員の追加

この経費アプリを従業員に使用されるためには、「チーム設定」のうちの「メンバー設定」から追加を行います。下図の「弥生IDを入力してください」という欄に、従業員のメールアドレスを入力すると、招待メールが送信されます。

2017-09-20 (6)_LI

そして、メールの内容に従って、従業員の方に弥生IDを取得してもらい、アプリのダウンロードなどの環境を整えてもらえば、従業員が経費申請を行うことが出来るようになります。

「Staple for 弥生」のメリット・デメリット

このStaple for 弥生ですが、公開日が2016年2月3日であり、経費精算システムとしては、後発組です。したがって、機能面ではやや物足りないといえるでしょう。

  • 駅すぱあとを利用した交通費の自動計算ができない
  • ICカードの読み取りがBeta版(2017年9月20日現在)
  • モバイルSuicaは非対応
  • 経費申請の内容のプリントアウトができない(どうしてもプリントアウトしたい場合、画面コピーするしかない)
  • 領収書を貼るための台紙のプリントアウトができない
  • 入力内容を記憶してくれないので、入力の手間がかかる

つまり、経費申請する側の手間としては不十分であり、その点での労働時間の削減効果は乏しいと言えるでしょう。

しかし、やはり最大の魅力は、無料の経費精算アプリであり、弥生会計と連動できることです。

弥生会計を利用している場合には、経理担当者の入力の手間が省けますので、それだけでも利用価値はあるといってよいでしょう。

「Staple for 弥生」は、下記の会社にとっては導入する価値ありです。

  • 従業員はほぼ内勤であり、交通費の精算が必要なのは、月に数日程度
  • 定期的に、従業員が経費を立て替えることはないが、月に数回は臨時で立替経費が発生
  • 仕事柄、従業員がパソコンを使う機会が少なく、従業員用のパソコンは用意していない
  • 社長が経理をやっているので、経理の負担を少しでも軽くしたい

ほぼ毎日、外回りをしている営業の方がいる場合には、今の段階では、有料のほかの経費精算システムを使ったほうがよいでしょう。

ただ、経費精算の頻度が少ない場合には、「Staple for 弥生」で十分です。

後発の経費精算アプリのため、現状では機能不足な面も否めませんが、今後も機能追加を進めていくようですので、今後より利便性が高まることを期待しましょう。

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【編集後記】

本日(2017年9月20日)発売の経理ウーマン10月号に、私が寄稿した記事が掲載されました。

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------※この記事は、投稿日現在の状況、法令に基づいて書いています。---------

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