忙しい経営者が時間をマネジメントするためのツール~TaskChute Cloud(タスクシュートクラウド) & Googleカレンダー~

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私が税理士として独立し、ビジネスを始めるにあたり、試行錯誤したのがスケジュール管理、タスク管理でした。

独立した当初はブログの執筆を含む営業活動以外のスケジュールややらなければならないタスクはさほど多くなかったため、Googleカレンダーのみで管理していたのみでした。

しかし、仕事が増えていくにつれ、スケジュールだけでなくタスク管理の重要性が増し、Excel版のTaskChute(タスクシュート)を導入しました。

そして、今ではクラウド版のTaskChute Cloud(タスクシュートクラウド)を利用しています。

手帳を使うのが苦手ならGoogleカレンダーを使おう

私は手帳を使うのが苦手でした。

手帳を駆使しての仕事術といった本が何冊も世に出ており、そういった類の本を何冊か読み、会社の研修でフランクリンプランナーと出会い、「7つの習慣」を実践すべくチャレンジしようとしました。

しかし、結局のところ、私はフランクリンプランナーを単なるスケジュール帳としてしか活用できませんでした。

どうせスケジュール帳としてしか手帳を使わないのであればスマホのスケジュール帳を使えばいいと思い、携帯電話をスマートフォンにしてから使い始めたのがGoogleカレンダーでした。

会社員時代は仕事の予定はOutlookのカレンダーを使用していたので登録するのはせいぜいプライベートの用事程度で使用頻度が低かったのですが、独立するとともに、Googleカレンダーは手放せないアイテムとなりました。

下記の点が特に便利に感じ、長らく愛用しています。

  • GoogleカレンダーはGoogleアカウントに紐づいているため、どのパソコンから開いても、スマートフォンから開いても同じカレンダーを見ることができる
  • 自分の予定にゲストを招待する機能がある
  • 家族の予定を家族内で共有できる
  • 定期的なスケジュールを設定できる
  • 自分の予定をウェブ上で公開することができる
  • Zoomとの連携によりオンラインミーティングのスケジュール共有できる
  • リマインダー機能で忘れてはいけない予定の日時にアラームを鳴らすことができる
    (通常の予定でもアラーム設定できますが、私は集中して仕事をするために通常の予定はアラームをオフにしています)

TaskChute(タスクシュート)を使い始めたきっかけとその効果

使い始めたきっかけ

税理士として独立して最初の悩みはお金でした。ゼロからスタートするのに食べていけるだけのお金を稼ぐことができるのだろうかと不安でした。

お客様が徐々に増えていき、生活できるだけの収入が得られるようになると、その次に出てきた悩みは「時間がない」ということでした。

毎日やるべきことがたくさんあって、独立時から平日毎日ブログを更新してきたのが1年半ほどで途切れてしまいました。

このままではやらなければならないことを忘れてしまうかもしれない、やりたいことが時間がなくていつまで経っても「いつかやろう」でそのまま人生が終わってしまうかもしれないという不安を感じるようになりました。

そこで始めたのがTaskChuteを使った時間管理でした。

TaskChute(タスクシュート)とは

タスクシュートは、タスクを管理するツールです。

タスクシュート時間術考案者の大橋氏によると、以下の通りとのことです。

TaskChuteとは、一言でいえば、
●1日の仕事を直列に並べて1つずつ片付けていく習慣を強力に後押しするツール
です。
二言でいえば、
●1.Excelベースで動作するため、Excelを使ったことがあれば習得は早い
●2.常に「終了予定」の時刻が見えているために「やる気」と「集中力」がキープできる
ということになります。

(TaskChute2のサイトより引用)

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まず購入したのはExcel版のTaskChute2でした。

毎朝、その日のタスクとその見積時間、タスクを行う時間帯の計画を立て、タスクをこなすごとに実績時間を記録します。そして、それを見直して、改善して次の計画へ生かしていきます(ここは十分には出来ていないのですが)。

TaskChuteの効果

毎日やるべきルーティン、毎月やるべき仕事などについてはルーティンの設定をし、タスクを忘れることなく実施するようにしました。

小学生の頃、忘れ物が多いというのが私の弱みであり、忘れ物をしないようにすべての科目の教科書をランドセルに入れて登校していました。そんな私が1つのExcelファイルで忘れ物を解消することができるようになりました。

仕事に係る時間の見積もりが甘いということに気づかされました。1時間かかるだろうと見積もったことは、たいていの場合、1時間では終わりません。1時間半、場合によっては2時間かかっていることもあります。現実を直視できるようになるのです。

最初は「1日の時間を分単位で予定を立てるなんて変人のやることじゃん」と思っていてなかなか始められなかったのですが、タスクシュートでの時間管理が習慣化すると毎朝のタスク整理をしないと何だか落ち着かないようになりました。毎朝今日のタスクを整理し、優先順位を決めてこなしていきます(優先順位の低いタスクは何日も先送りになってしまい、自分の意志の弱さを痛感することもあります…)。最初は仕事の時間だけ管理していたのが、いつの間にか、仕事時間外のことまでタスクシュートで管理するようになってしまいました。

「限られた時間を有効に利用したい」と思う方にはうってつけのツールです。経営者や実現したいことがある向上心のある方にはお勧めのツールです。「時間がない」と悩んでいる方はぜひチャレンジしてみてください。

TaskChute Cloudに切り替えた理由

当初使用していたTaskChute2ですが、使用を続けていくうちにどんどんファイルサイズが大きくなっていき、重くなってしまいました。

定期的にバックアップをとるように設定されているので時々メンテナンスをして軽くすればよいのですが、ものぐさの私にとって、それは大きなハードルです。

Excelでの管理という使い勝手の良さが魅力的なTaskChute2でしたが、私の怠惰な性格のため、クラウド型のTaskChute Cloudへ乗り換えることにしました。

そして、これが大正解でした。クラウド型のため、スマホでもタスク管理ができます。ルーティンの設定など使い勝手のよい設計になっており、サイトも軽いのでサクサク入力できます。

TaskChute CloudとGoogleカレンダーを併用するときに心がけたいこと

スケジュールはGoogleカレンダーへ入力し、その日のタスクはTaskChuteで管理するという私ですが、スケジュール管理とタスク管理を別のツールを利用していることから、その日のスケジュールをタスク管理に織り込むのを失念してしまうという大失態を起こす可能性があります。

そのため、朝、その日のタスクをTaskChuteへ入力する際には、Googleカレンダーを確認してから行うようにしています。そして、それを忘れないようにするため、毎朝Googleカレンダーを見ることをTaskChuteのルーティンの設定に加えました。

人間、どうしても「忘れる」ということは避けることができません。

何かに夢中になるとついつい、他のことを忘れがちです。

特に、仕事というのは没頭して取り組みがちですので、スケジュールやタスクは頭の中で記憶しておくだけでなく、しっかりとカレンダーやタスク管理ソフトに落とし込むということが大事です。


【編集後記】
今年の日テレの24時間テレビのテーマは「動く」でした。コロナ禍の中、新しいことにチャレンジしたい、動きたいと思っていながらもなかなか重い腰の上がらない私の心に響くテーマだなぁと。
テレビは普段見ないのですが、志村けんさんのドラマをやるとことでついついみちゃいました。幼少の頃に見た「8時だよ!全員集合」、小学生の頃によく見た「志村けんの大丈夫だぁ」(今となっては放送できない内容が多いですよね…)、うちの子が大好きで毎週のように見ていた「志村どうぶつ園」と志村けんさんの番組はよく見ていただけに涙なしではみれませんでした。

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※この記事は、投稿日現在の状況、法令に基づいて書いています。

また、ブログの内容等に関する質問は、受け付けておりませんのでご了承ください。

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