ITを使って効率化したつもりが非効率になることも…
私は、仕事の大半をパソコンで行い、ペーパーレスも心掛け、電話よりもメールでの連絡手段をメインとしています。
会計ソフトも、効率化を重視して事務所経理にはクラウド会計を導入しています。
ITを使って効率化を心掛けていますが、時には非効率になってしまうこともあります。
Power Pointで凝りすぎて非効率
会社員時代に感じたのは、Power Pointでのスライドに凝りすぎて時間がかかりすぎることでした。
フォントサイズ、フォントカラー、レイアウト、デザインなど気にしながら作成していると、大幅に時間がかかってしまいます。
手書きの方が圧倒的に早かったのでは？というくらい、作りこむ人は時間をかけてしまいます。
独立して職員を採用していない私の場合、使える時間は私の時間のみです。
ここで時間を使いすぎては、暮らしていけるだけの収入を得るための仕事量をこなせなくなってしまうので、シンプルに作るようにしています。
Wordだと味気ないので、Power Pointで字を書きました程度のシンプルさです。
Power Pointは油断すると、ついつい凝ってしまって時間を使いすぎてしまうので注意しましょう。
PCトラブルに自分で対処して非効率
会社員時代は、PCトラブルはすべてシステム部の方が解決してくれました。
しかし、ひとりで働いている今、PCトラブルを解決するのも自分でやるしかありません。
いざとなったらサポートを使いますが、サポートを使った解決は時間がかかるので、基本的には自分で解決するようにしています。
ここ最近では、自宅のデスクトップパソコンのWindows updateを実行したところ、インターネットに接続できなくなるというトラブルに遭遇。
何度再起動してもダメでした。
Windows update前の状態に復元しましたが、ダメでした。
色々と解決方法のホームページを見ながら試行錯誤して、何時間もかけてようやく復旧。
ルーターとの接続を解除し、接続方法を変更したらインターネットへの接続が出来るようになりました。
デュアルディスプレイで画面に何も表示されないというトラブルがあったこともありました。
https://www.ysk-consulting.com/monitor_trouble_support/
Google Chromeが真っ黒になるというトラブルもありました。
これは、デュアルディスプレイにしたとき特有の現象だったため、今は、モニターに接続する前にGoogle Chromeを起ち上げてから接続をするという対処をしています。
WordPressにアクセスできなくなり、ブログの更新ができなくなるというトラブルもありました。
https://www.ysk-consulting.com/unable-to-log-in/
以前のパソコンに比べるとかなり良くはなったのでしょうが、PCトラブルがあると想定以上に時間が奪われてしまうということがあるので、日頃から余裕をもって仕事をしないといけません。
クラウド会計でかえって非効率
現状のクラウド会計は、完成形というよりも、まだまだ発展途上のものです。
上手く活用すれば、効率的に経理を行うことができますが、発展途上が故の非効率があります。
私が経験した非効率は、以下の通りです。
プライベートでもよく利用する銀行口座やクレジットカードを同期して非効率
個人事業主であれば、銀行口座やクレジットカードは、仕事とプライベートが混在しているということも少なくないでしょう。
プライベート分が多ければ多いほど、仕事用部分だけ抜き出して処理したほうが早かったのでは…と思ってしまいます。
クレジットカードの同期が遅くて非効率
会計freeeでは、クレジットカードの同期のタイミングが支払から約1か月後ということもあります。
経理用に取り分けた領収書をなかなか入力できなくてもどかしくなります。
もう待てない！と未払金として計上し、同期したタイミングで未払金の決済を入力する方も中にはいらっしゃるでしょう。
すると、結局は手入力のほうが早かった疑惑が浮上してきます。
同期がアップデート中というトラブル
クラウド会計、恐らく同期のシステムとかって大変なんだと思います（システム関係、素人なので何とも言えませんが）。
つい先日は、モバイルSuicaが同期できませんでした。
今日は、Amazonが同期できませんでした。
今回は私の事務所経理で生じたトラブルだからよいものの、納期の決まっているお客様への仕事だった場合、同期できなかったらその部分は結局手入力などで対応しなければなりません。
クラウド会計の効率化は使い方次第
結局は、クラウド会計を導入したからって効率化できるわけではありません。
効率的に使う業務フローをしっかりと構築することで、クラウド会計の力を最大限発揮させて初めて、クラウド会計の効率化が実現するのです。
クラウド会計を導入したから効率化できるのではなく、クラウド会計の力を発揮できる業務フローの構築が必要なのです。
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【編集後記】
PCトラブルに、クラウド会計トラブルとトラブル対処に大きく時間を取られた一日でした。
昨日は、Amazonサンタトラブルにも見舞われましたし。
https://www.ysk-consulting.com/return-xmas-present/
明日で仕事納めにしたかったのですが、昨日、今日の遅れを取り戻すべく、もう少し仕事をすることになりそうです。
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